Prežívame hlavnú daňovú sezónu, kedy účtovníci kontrolujú najviac priebežne odovzdané účtovné doklady. Je to svojim spôsobom kontrola vlastnej celoročnej práce, pričom nekontroluje sa len účtovný doklad ale aj ich zaúčtovania. Správne zaúčtovanie ako aj správne zabezpečovanie účtovných dokladov zabezpečí správne podklady na vyparovanie účtovných závierok a daňových priznaní. V článku sa budeme venovať archiváciám účtovných dokladov a účtovníctva ako celku.
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctvo definuje rôzne lehoty pri uchovávaní jednotlivých účtovných záznamov. Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa sa uchovávali počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Ďalej podľa zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. musíte nasledovne postupovať.
Archivácia dokladov do konca 2017
Podľa starej legislatívy neboli jednotné archivačné obdobia na jednotlivé účtovné dokumenty a preto často sa stáva, že daňový subjekt už archivovať účtovné doklady nemá ale účtovnú závierku áno.
Účtovné doklady:
Neplatiteľ DPH:
Do roku 2017 neplatiteľ DPH musel archivovať účtovné doklady po dobu 5 rokov.
Platiteľ DPH:
Do konca roka 2017 majú povinnosť archivovať účtovné doklady po dobu 10 rokov.
Archivácia účtovných dokladov od 2018
Od roku 2018 t.j. účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh za rok 2018 sa po novom sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Doba archivácie účtovných dokladov, ktoré sú podkladom na zostavenie účtovnej závierky, sa teda zosúladí s dobou archivácie účtovnej závierky. Taktiež bude zabezpečený súlad s daňovým poriadkom a doklady budú k dispozícii až do zániku práva na vyrubenie dane. Zákon o DPH vyžaduje rovnako uchovávanie faktúr po dobu 10 rokov.
Táto povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1.1.2018. Povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula. Zjednodušene povedané, účtovné doklady za rok 2012 je potrebné uchovávať do konca roka 2017. Na tieto doklady sa už novela nevzťahuje. Pokiaľ ale ide o účtovné doklady za rok 2013 (a neskôr), týmto uplynie päťročná lehota až v roku 2018, teda už je potrebné postupovať podľa nového znenia zákona o účtovníctve a archivovať je potrebné 10 rokov.
Zároveň sa nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).
Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.
Archivácia mzdových dokladov
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Sú to najmä:
- výplatná listina,
- mzdový list,
- evidenčný list dôchodkového poistenia,
- povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu,
- výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane,
- rôzne potvrdenia o mzde.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.
Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené tak, ako je uvedené v nasledovnom pracovnom liste:
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Rôzne účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Daňové doklady
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia
50 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Ročné mzdové listy
Minimálne 70 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)
Smernica alebo registratúrny plán
Kto musí viesť registratúrny plán?
Každá právnická osoba alebo fyzická osoba (SZČO) je pôvodcom, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
Aký má byť rozsah registratúrneho plánu?
Pôvodca musí viesť REGISTRATÚRU v rozsahu dokumentov, ktoré súvisia z jeho činnosťami.
Registratúrou sa myslí všetka dokumentácia súvisiaca s výkonom činnosti daného subjektu:
- Daňové – daňové priznanie, účtovné závierky,
- Obchodné – zmluvy, dohody, Valné zhromaždenia, rozhodnutia konateľov, zápisnice,
- Účtovné – faktúry , bločky, atď.
- Mzdové – Mzdové listy, výplatné pásky,
- Personálne – pracovné zmluvy,
Aký typ dokumentácie treba vypracovať?
Základnou dokumentáciu v oblasti archivácie sa považuje Smernica pre archivácie a registratúry, ktorá popisuje a definuje aké doklady sa budú archivovať ich spôsob archivácie, ich obdobie a následne ich spôsob vyradenia.
Ľudskou rečou pôvodná je to dokumentácia životného cyklu dokumentov.
Čo musí obsahovať takáto smernica?
- Definícia pojmov – čo je záznam, čo je spis, čo je registratúra,
- Evidenciu záznamov – kto je poverený za vedenie dokumentácie , číslovanie dokladov, spisov, ako tvoriť záznam,
- Registratúrne stredisko – miesto, miestnosť kde budú doklady/ doklady archivované, sú to najčastejšie kancelárie alebo sídla spoločností,
- Účel využívanie registratúry – Na aké účely sa budú využívať doklady z archívov.
- Vyraďovanie dokladov – lehoty, proces vyraďovanie, návrh na vyradenie registratúrnych záznamov,
- Záverečné ustanovenie – platnosť a sankcie
Odporúčané oblasti a obsah všeobecného registratúrneho plánu pre malé a stredné podniky:
- Všeobecná agenda – archivácia min 10 rokov
- Agenda operatívneho riadenia – archivácia min 10 rokov
- Právna agenda – archivácia min 10 rokov
- Personálna agenda – archivácia min 5- 50 rokov
- Agenda BOZP – archivácia min 5 rokov
- Agenda vzdelávania – archivácia min 10 rokov
- Agenda zásobovania – archivácia min 10 rokov
- Agenda účtovníctva – archivácia min 10 rokov
- Mzdová agenda – archivácia min 50 rokov
Vzory smerníc od Ekonoom
Vzory smerníc pre oblasť personálnej agendy:
- Smernica pre pracovný poriadok č. 1
- Smernica pre pracovné cesty a cestovné náhrady č. 2
- Smernica pre pravidlá a postupy ochrany zdravia pri práci č. 3
Vzory smerníc pre oblasť mzdovej agendy:
- Smernica pre mzdový a prémiový poriadok č. 1
Vzory smerníc pre oblasť účtovnej agendy:
- Smernica pre systém spracovanie, vedenie účtovníctva č. 1
- Smernica pre obeh účtovných dokladov č. 2
- Smernica pre vykonanie inventarizáciou majetku a záväzkov č. 3
- Smernica pre vykonanie inventarizácie pokladne č. 4
- Smernica pre inventarizácie dlhodobého nehmotného a hmotného majetku č. 5
- Smernica pre účtovanie zásob č. 6
Ak potrebujete vypracovať smernicu radi vám v tom pomôžeme, konzultáciu si môžete objednať v rámci poradenstva.
Konateľ a spolumajiteľ účtovnej spoločnosti Ekonoom.sk s.r.o., v doterajšej práci sa venoval prevažne účtovníctvu malých firiem fyzických a právnických osôb. Aktívne sa pripravuje na znaleckú činnosť v odbore Účtovníctvo, daňovníctvo a personalistika. Je asistentom audítora a autor knihy Chyby účtovníctva.
34 komentárov k “Ako archivovať účtovné doklady od 2018?”
Prosím o radu. Bola som szčo bez DPH, živnosť som ukončila v lete 2018. Ako spätne dlho musím uchovať doklady z účtovníctva? Ďakujem za opoveď, Mojžišová
Dobrý deň,
odporúčame archivovať doklady 11 rokov t.j. do 2029.
Hulitka
Koľko rokov sa majú archivovať účtovné doklady základnej organizácie včelárov?
Dobrý deň,
podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov odporúčame archivovať účtovné doklady 10 rokov.
S pozdravom
Mgr. Gábor Hulitka
Dobrý deň,
prosím Vás, koľko rokov sa majú archivovať v penzióne:
– jedálne lístky
– inventúry tovaru – surovín na prípravu pokrmov
– odpisy spotreby surovín
Ďakujem.
S úctou, pozdravom
Lehotská
Penzión Erika
–
Dobrý deň,
odporúčame minimálne 10 rokov archivovať.
S pozdravom
Mgr. Gábor Hulitka
Dobrý deň,
prosím vás akým spôsobom môžem likvidovať doklady po uplynutí archivačnej lehoty?
Je to nutné robiť v súčinnosti s oblastným archívom?
Ďakujem
Dobrý deň,
neuviedli ste o akú právnu formu podnikania ide, teda uvedieme všeobecné pravidlá.
Vyraďovacie konanie sa má urobiť minimálne jedenkrát za päť rokov. Rozhodnutie o vyradení vydáva miestne príslušný štátny archív na základe návrhu spoločnosti po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky.
Činnosti pri vyraďovacom konaní:
– usporiadanie vyraďovaných záznamov a spisov podľa roku vzniku a vecných skupín na základe schváleného registratúrneho plánu spoločnosti,
– posúdenie a rozhodnutie, či má záznam trvalú dokumentárnu hodnotu (znak hodnoty „A”) a stáva sa archívnym dokumentom, alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu (bez znaku hodnoty „A”) a po uplynutí lehoty uloženia môže byť fyzicky zlikvidovaný (skartovaný),
– zabezpečenie vyhotovenia zoznamov registratúrnych záznamov a spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska, a to osobitne pre vecné skupiny záznamov so znakom hodnoty „A” a osobitne pre vecné skupiny záznamov bez znaku hodnoty „A”,
– zaslanie návrhu na vyradenie spolu s takto členenými zoznamami usporiadanými do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu spoločnosti, s uvedením množstva vyradených záznamov vyjadreného v ukladacích jednotkách do miestne príslušného štátneho archívu,
– účasť zamestnanca našej spoločnosti pri odbornej archívnej prehliadke, na základe ktorej zástupca štátneho archívu preverí nadväznosť návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie a dokumentárnu hodnotu záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré záznamy a spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a ktoré sa môžu zničiť (skartovať),
– odstránenie prípadných námietok štátneho archívu,
– odovzdanie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ (archívnych dokumentov) do správy štátneho archívu,
– fyzická likvidácia (skartácia) dokumentov spoločnosťou oprávnenou vykonávať túto činnosť.
Pri vyraďovacom konaní vypracujeme návrh na vyradenie spolu s príslušnými prílohami a po jeho odsúhlasení odberateľom zabezpečíme schválenie miestne príslušným štátnym archívom. Pri prípadnej odbornej archívnej prehliadke zabezpečíme účasť zamestnanca našej spoločnosti.
Rada: Vo veciach registratúry máte zo zákona právo požiadať ministerstvo vnútra prostredníctvom štátnych archívov o odbornú radu alebo usmernenie. Ak si nie ste istí, ako alebo či vôbec vypracovať registratúrny poriadok obráťte sa na nich. Taktiež môžete správu registratúry zveriť inej osobe.
S pozdravom
Mgr. Gábor Hulitka
Dobrý deň , chcem sa opýtať , či je potrebné archivovať výplatné pásky a ak áno , tak na akú dobu.
Ďakujem za odpoveď
Dobrý deň,
ak ste zamestnávateľ ako právnická osoba alebo SZČO založená na podnikanie pri uchovávaní dokumentácie ste povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.
Podľa štruktúry členenia registratúry pre pôvodcov registratúry, ktorí nemajú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, vypracovanej Ministerstvom vnútra SR
(https://www.minv.sk/swift_data/source/verejna_sprava/documents/Archivnictvo/sprava_registratury/Struktura_clenenie_reg.rtf) je odporúčaná doba uloženia osobných spisov zamestnancov 70 rokov od narodenia zamestnanca, mzdových listov 50 rokov, výplatných listín 10 rokov a ostatných dokumentov 3 – 5 rokov.
S pozdravom
Mgr. Gábor Hulitka
Prosím Vás o informáciu aká je lehota uloženia cenníkov výrobkov.
Ďakujem.
Dobrý deň,
odporúčame si odkladať cenníky ako daňové doklady minimálne 10 + 1 rokov.
Ďakujeme
Mgr. Gábor Hulitka
dobry den,
predpokladam, ze uctovne doklady nemusim uchovavavt aj v elektronicky podobe a aj ich mat vytlacene v sanone?
dakujem
Dobrý deň,
zvoliť formu uchovávania dokladov si môžete bez ohľadu na to, ako boli faktúry poslané alebo sprístupnené. Je teda na Vašom zvážení či budete doklady uchovávať v elektronickej alebo v papierovej forme.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň,
sme spoločnosť s ručením obmedzením. Chcela som sa spýtať ako dlho sa musia archivovať faktúry, obchodná korešpondencia a predovšetkým záznam o prevádzke vozidla nákladnej dopravy „stazky“, ku ktorým sa prikladá krúžok s ubehnutými km, teda tieto dokumenty dokazujú spotrebu phm.
za odpoveď ďakujem
Renáta
Dobrý deň,
doklady je potrebné archivovať 10 rokov, bežná korešpondencia 2 roky a záznamy o prevádzke vozidla sa uvádza 5 rokov po jeho vyradení.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň,
Osobný spis zamestnanca je potrebné archivovať 70 rokov od narodenia zamestnanca. Rada by som sa opýtala, na základe, resp. podľa čoho je táto doba daná a či to platí len pre TPP zamestnancov alebo aj pre brigádnikov.
Ďakujem Vám veľmi pekne.
S pozdravom
Jana Kislíková
Dobrý deň,
zamestnanec na TPP a brigádnik na dohodu je posudzovaný z pohľadu archivácie rovnako. Doby archivácie stanovuje Ministerstvo vnútra v štruktúre registratúrneho plánu.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň,
môj manžel bol SZČO od r. 2001 do roku 2016. Viem, že účtovné doklady sa archivujú 10 rokov, takže predpokladám, že roky 2001 až 2009 môže už skartovať. Ako malý podnikateľ (robotník so živnosťou) nemal vyhotovený žiadny registratúrny plán, ani registratúrny poriadok.
Otázka:
1. Chcem sa opýtať, či je nutné, aby pred likvidáciou dokladov požiadal štátny archív o súhlas so skartovaním, alebo niečo podobné?
2. Môže už skartovať úplne všetky doklady?
Ďakujem za odpoveď.
Dobrý deň,
áno, mali by ste postupovať v spolupráci so štátnym archívom pri vyraďovaní dokladov. Skartovať môžete všetko čo nebudete potrebovať alebo nemusíte archivovať podľa osobitných predpisov.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň,
ak by som sa mohol spýtať mal by som otázku na dobu archivácie odborných skúšok a kontrol pre technologické zariadenia (elektro, zdvíhacie….)
Ekonomická časť sa ľahko dohľadala ale táto časť neviem.
Ďakujem
Dobrý deň,
odporúčame v tejto veci sa obrátiť na štátny archív.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň,
prosím Vás, je niekde prístupný zoznam, ktoré spisy patria do skupiny s trvalou dokumentárnou hodnotou, so znakom hodnoty „A“, a teda sú po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry určené do trvalej archívnej starostlivosti archívu?
Ďakujem, Nováková.
Dobrý deň,
zoznam dokumentov, ktoré sú v registratúrnom pláne spoločnosti vždy označené znakom hodnoty „A“ a po vyraďovacom konaní sa stávajú archívnymi dokumentami
dokumenty o vzniku a zániku spoločnosti a jej organizačných zmenách (zakladacia listina, rozhodnutie o zániku spoločnosti, záznamy likvidačnej a delimitačnej komisie, delimitácia majetku, výpisy z obchodného a živnostenského registra,…)
štatúty, stanovy a organizačné normy (organizačný poriadok, pracovný poriadok, rokovacie poriadky, registratúrny poriadok,…)
dokumenty zo zasadnutí orgánov a vedenia spoločnosti (zápisnice z valného zhromaždenia, zo zasadnutí správnej a dozornej rady, …)
riadiace akty vedúceho spoločnosti (príkazy, pokyny a rozhodnutia riaditeľa spoločnosti,…)
nariadenia, predpisy, smernice a obežníky (vlastné)
správy a analýzy o činnosti spoločnosti (súhrnné, hodnotiace, výročné)
dokumenty o majetku spoločnosti (nadobudnutie, predaj, prevod, dražba majetku,…)
dokumentácia objavov, vynálezov a ochranných známok (vlastných)
licenčné zmluvy a využívanie priemyselných práv
správy a protokoly z kontrol a revízií (vykonaných vonkajšími kontrolnými orgánmi)
sociálne programy spoločnosti (starostlivosť spoločnosti o vlastných zamestnancov)
kolektívne zmluvy a vyhodnotenie ich plnenia
vyznamenania, diplomy, ocenenia a čestné uznania
evidencia, výkazy a prehľady smrteľných úrazov a chorôb z povolania
plány a programy spoločnosti (ročné, výhľadové, dlhodobé s prílohami a zmenami)
rozbory a štatistiky (ročné)
účtovné závierky a bilancie (ročné)
účtovné výkazy (ročné)
cenníky (vlastné)
výrobný program (zahájenie a zastavenie výroby, stanovenie a zmeny výrobného programu)
výrobno-technické pasporty a technické normy (vlastné)
katalógy a technické popisy vlastných výrobkov
záverečné správy vedecko-výskumných a tematických úloh
technická dokumentácia výnimočných stavieb (z hľadiska architektonického, použitia nových technológií,…)
kroniky, publikácie, časopisy, tlačoviny (vlastné)
tlačivá, formuláre, hlavičkové papiere, odtlačky pečiatok (vzory)
propagačné, filmové, fotografické výstrižky z tlače a iné materiály viažuce sa k spoločnosti
zdroj: http://www.registratura.net/znak-hodnoty-a-lehota-ulozenia/
Ďakujeme
Mgr. Gábor Hulitka
Dobrý deň,
ja by som sa Vás chcela opýtať na lehoty uloženia mesačných výkazov do Sociálnej poisťovne a do zdravotných poisťovní. Potvrdenia o pracovnej neschopnosti zamestnancov, resp. OČR, prikladáme v našom zariadení k mesačným výkazom do SP. Je to takto správne, alebo treba viesť osobitný spis na tieto potvrdenia o PN zamestnanca?
Ďakujem
Dobrý deň,
dokumenty ako mesačné výkazy do Sociálnej a zdravotnej poisťovne zaradujeme do agendy,, ĽUDSKÝCH ZDROJOV,, :
Archivácia:
Osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)
Evidencie:
Evidencia dochádzky 3 roky
Dovoleniek 3 roky
Popisy pracovných činností 5 rokov
Dohody O vykonaní práce 5 rokov
O hmotnej zodpovednosti 3 roky (po strate platnosti)
Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10
Sociálna starostlivosť
Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10 rokov
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5 rokov
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5 rokov
Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5 rokov
Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 5 rokov
Podľa hore uvedených odporúčame aby ste archivovali doklady OČR a PN minimálne 5 rokov.
Ďakujeme
Mgr. Gábor Hulitka
dobrý deň
k archivovaniu mzdových listov: podľa mojich vedomostí sa musia archivovať dlhšie ako 10 rokov – tak ako osobný spis do 70 r., pretože pri riešení dôchodkových dávok zo SP mzdárky v mzdových listoch dohľadávajú aj záznamy z minulosti napr. 20 – 40ročné a údaje o zárobku a odrobených dňoch sú len v mzdových listoch.
Dobrý deň,
ďakujeme za Váš názor.
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň prajem,
chcem sa spýtať, či je problém, ak spolu s osobnou zložkou zamestnanca, ktorú archivujeme 70 rokov od narodenia, archivujeme aj daňové vyhlásenia zamestnanca. + rodné listy deti kvôli daňovému bonusu. Vieme, že daňové vyhlásenie spadá pod inú skupinu a inú registratúrnu značku a týka sa ho 10 ročná lehota uloženia.
A ešte jedna otázka ma zaujíma, môžem archivovať v jednom archivačnom boxe-krabici 2 rôzne registratúrne značky, napr. Podklady pre mzdy spolu s rekapituláciami?
Ďakujem pekne za odpoveď.
Dobrý deň,
podľa § 17 odseku 2 zákona o archívoch a registratúrach odporúčame postupovať nasledovne: Registratúrny plán členiť do vecných skupín. Ďalej je nesmierne dôležité, aby údaje z dokladov poskytli relevantné informácie verného a pravdivého obrazu o skutočnostiach komplexne. Archivovať v jednom archivačnom boxe 2 rôzne značky je možné aj praktické, pričom treba ich označiť na obale.
Ďakujeme
Mgr. Hulitka Gábor
Dobrý deň, chcem sa spýtať a poprosiť o odpoveď, či sa môžu výplatné listiny, potvrdenie o príjme a iné doklady týkajúce sa mzdovej a personálnej agendy po uplynutí archívnej lehoty skartovať? Je možné aby si firma zavolala skartovaciu spoločnosť aby doklad skartovala? Poprosím aký je postup.
Ďakujem a prajem pekný deň.
Dobrý deň,
áno môžete skartovať avšak treba o tom spísať zápisnicu.
Ďakujeme
Hulitka Gábor
Dobrý deň, môžem sa opýtať ohľadom štatistických výkazov? Alebo kde by som vedela nájsť informácie ktoré výkazy majú byť so znakom hodnoty A a ktoré môžeme po uplynutí 10 rokov skartovať? Lebo u nás sa robia rôzne štatistické výkazy, napr. do NCZI alebo na štatistický úrad a neviem presne či ich musíme všetky tlačiť a archivovať, alebo ich môžeme po uplynutí doby skartovať? Ďakujem za radu.
Dobrý deň,
v praxi dlhodobo zaužívané lehoty na uchovávanie účtovných záznamov podľa druhu a ich významnosti sú nasledovné:
bežná korešpondencia 1 – 2 roky,
obchodné zmluvy, kontrakty – všeobecná lehota je 5 rokov, ale aj po lehote ich platnosti, čo súvisí s plnením z tejto zmluvy,
rôzne záznamy zo zasadnutí orgánov spoločnosti 3 – 5 rokov, po splnení úloh z nich vyplývajúcich pre riadiaci orgán spoločnosti,
kniha došlých a odoslaných faktúr, ako aj všetky účtovné záznamy, ktoré sú súčasťou účtovnej závierky a účtovné záznamy s nimi súvisiace 10 rokov,
mzdové listy 50 rokov,
výplatné listiny 10 rokov,
doklady o evidencii majetku 5 rokov
podklady k mzdám 5 rokov.
Ako účtovná jednotka si môžete v internej smernici určiť lehoty uchovávania účtovnej dokumentácie podľa druhu a dôležitosti účtovných záznamov tak, aby lehoty boli v súlade so zákonom o účtovníctve, so zákonom o archívoch a registratúrach a aj v súlade s ďalšími predpismi, ak tieto ustanovujú lehoty na uchovávanie účtovných záznamov.
Odporúčame si zvážiť, ktoré štatistické výkazy a dokumenty budú pre Vás dôležité v budúcnosti. Ak vyhodnotíte, že doklady po 10 rokoch nemajú význam uchovávať, tak podľa vlastnej smernici si ich môžete vyradiť.
Ďakujeme
Hulitka Gábor