Registrácia zamestnávateľa a zamestnanca v Sociálnej poisťovni

V predošlom článku sme písali o tom ako je možné si ušetriť na odvodoch a aký má význam byť zamestnaný vo vlastnej spoločnosti. V tomto článku popíšem praktický postup registrácie spoločnosti ak sa chce stáť Zamestnávateľom a zamestnávať zamestnancov či dohodárov alebo aj ľudí na trvalý pracovný pomer.

Zamestnávateľom je právnická osoba alebo fyzická osoba, ktorá zamestnáva aspoň jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom vzťahu. Za zamestnávateľa, ktorým je právnická osoba, právne úkony v pracovnoprávnych vzťahoch vykonáva štatutárny orgán. Fyzická osoba ako zamestnávateľ koná osobne.

Zamestnávateľ môže písomne poveriť ďalších svojich zamestnancov na výkon právnych úkonov v pracovnoprávnych vzťahoch v jeho mene. (plná moc overená u notára)

Zamestnávateľ je povinný prideľovať zamestnancovi prácu podľa pracovnej zmluvy, platiť mu za vykonanú prácu mzdu a dodržiavať ostatné pracovné podmienky ustanovené Zákonníkom práce a ostatnými právnymi predpismi, dohodnuté v kolektívnej zmluve a v pracovnej zmluve.

Zamestnancom je fyzická osoba, ktorá v pracovnoprávnych a v obdobných pracovných vzťahoch vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu.

Pri zamestnávaní si však treba uvedomiť, že celkové administratívne zaťaženie je omnoho väčšie, ako sa zdá na prvý pohľad.

Zamestnávateľ sa musí riadiť podľa aktuálneho Zákonníku práce a ďalších predpisov.

• Zákonník práce
• Zákon o zdravotnom poistení
• Zákon o sociálnom poistení
• Zákon o dani z príjmov

Zamestnávateľom sa môžete stáť s registrovaním na príslušných úradoch. Samozrejme legislatíva nie je jednotná  v Sociálnej, zdravotnej poisťovni a na Finančnej správe, preto niektoré povinnosti musíte splniť pre nástupom a niektoré môžete aj po nástupe prvého zamestnanca.

Celkové administratívne zaťaženie pri registrácií sú nasledovné:

1. Registrácia spoločnosti ako Zamestnávateľa ale aj zamestnanca v Sociálnej poisťovni.
2. Registrácia spoločnosti ako Zamestnávateľa ale aj zamestnanca v zdravotnej poisťovni.
3. Registrácia spoločnosti ako Zamestnávateľa na Daňovom úrade.

Povinnosť registrácie zamestnávateľa na účely zákona o sociálnom poistení je podľa § 7 zákona o sociálnom poistení

Registrácia zamestnávateľa na Sociálnom poisťovni sa vykonáva nasledovne:

Pred nástupom prvého zamestnanca musíte sa zaregistrovať na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne podľa sídla spoločnosti.

Pred registráciou odporúčame si pripraviť tieto dokumenty:

• Výpis ORSR (nie starší ako 3 mesiace ale môže byt aj z internetu)
• Výpis štatistického úradu podľa IČA (vytlačený z internetu)
• Ak registráciu nevybavuje konateľ spoločnosti tak plnú moc overenú u notára
• Vypísanú Žiadosť na aktuálnom tlačive, ktoré získate zo stránky Sociálnej poisťovne

Správne vyplnenie registračného listu pre Zamestnávateľa:

Registračný list vyplňujeme ako Prihlášku nového Zamestnávateľa, je to potrebné označiť vid nižšie na obrázku ako aj právnu formu Zamestnávateľa, ak je to s.r.o. tak sa označuje PO.

IČO: Podľa výpisu ORSR

1. časť – Názov zamestnávateľa: Názov spoločnosti podľa výpisu ORSR
2. časť – ak je to SZČO tak len meno a titul
3. časť – Adresa: sídlo zamestnávateľa podľa Výpisu z ORSR

SK NACE: informácie z výpisu štatistického úradu 

Deň splatnosti: je to deň splatnosti výplaty alebo miezd ( Tieto dátumy by mali zhodovať uvedenými na pracovných zmluvách.

Počet OrgZ.: informácie z výpisu štatistického úradu

Právna forma: informácie z výpisu štatistického úradu ( s.r.o. – 112)

Druh. Vlastníctva: informácie z výpisu štatistického úradu

Dátum zamestnania prvého zamestnanca: Všeobecne sa zamestnáva od 1. alebo môže to byt aj iný deň podľa potreby.

4. časť – Korešpondenčná adresa: Ak Zamestnávateľ využíva inú adresu na listové zásielky ako je vo výpise ORSR.
5. časť – IBAN: číslo účtu Zamestnávateľa
6. časť – Údaje o konateľov alebo o spoločníkovi:
7. časť – Podpisy: Ak je splnomocnená osoba tak podpisuje splnomocnená osoba.

Prílohy formulára:

• Výpis obchodného registra
• Plná moc ak registráciu vykonáva účtovník alebo iná osoba ako konateľ

Ak je spoločnosť už zaregistrovaná, Sociálna poisťovňa zamestnávateľovi pridelí desaťmiestne identifikačné číslo zamestnávateľa – IČZ. Zamestnávateľ pridelené IČZ uvádza na tlačivách výkazu a mesačného výkazu poistného a registračných listoch FO. IČZ je zároveň variabilným symbolom pri platbách poistného do Sociálnej poisťovne.

Keďže každý zamestnávateľ je povinný predkladať doklady prostredníctvom elektronických služieb Sociálnej poisťovne, pri registrácii zamestnávateľa je potrebné požiadať aj o vydanie prístupu do elektronických služieb a s príslušnou pobočkou Sociálnej poisťovne uzatvoriť Dohodu o používaní elektronických služieb pre odvádzateľov poistného.

Ak máte externého účtovníka je výhodné aby ste priamo poverili Vášho účtovníka.

Dohodu môže podpísať buď konateľ alebo splnomocnená osoba, táto plná moc musí byt overený pred notárom inak Vám plná moc nebude platná. Pričom treba dávať pozor na konanie menom spoločnosti, či majú právo konať samostatne alebo len všetci spoločne. Ak majú len spoločne, tak udelenie plnej moci musí podpísať každý konateľ.

Ak je registrovaný Zamestnávateľ je možný prihlásiť Zamestnanca prostredníctvom  registračného listu Zamestnanca.

Správne vyplnenie registračného listu pre Zamestnanca:

Typ registračného listu:

• Prihláška – prihlásenie nového Zamestnanca

Typ poistenej FO:

• 1 – zamestnanec pravidelný príjem,
• 2 – zamestnanec nepravidelný príjem,
• 3 – DoVP (dohoda o vykonaní práce) – pravidelný príjem,
• 4 – DoVP – nepravidelný príjem,
• 5 – DoPČ (dohoda o pracovnej činnosti) – pravidelný príjem,
• 6 – DoPČ – nepravidelný príjem,
• 7 – DoBPŠ (dohoda o brigádnickej práci študentov) – pravidelný príjem,
• 8 – DoBPŠ – nepravidelný príjem,
• 9 – DoBPŠ bez dôchodkového poistenia – pravidelný príjem,
• 10 – DoBPŠ bez dôchodkového poistenia – nepravidelný príjem,
• 11 – DoBPŠ len na dôchodkové poistenie – pravidelný príjem,
• 12 – DoBPŠ len na dôchodkové poistenie – nepravidelný príjem,
• 14 – zamestnanec podľa § 4 ods. 1 písm. d) zákona,
• 15 – zamestnanec podľa § 4 ods. 2 písm. c) zákona – prihlásenie na povinné DP pri vzniku DP podľa § 20 ods. 5 zákona,
• 16 – zamestnanec, ktorému vzniklo povinné poistenie podľa § 20 ods. 4 zákona,
• 17 – zamestnanec podľa § 4 ods. 2 písm. c) zákona,

        1-3. – Časti sa uvádzajú všetky základné informácie o Zamestnancovi (poistencovi)

4. – Časť informácia o zamestnancovi či je štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50% účasť na majetku zamestnávateľa
5. – Časť. Korešpondenčná adresa Zamestnanca
6. – Časť bankové spojenie
7. – 8. – Časť základné informácie zamestnávateľa
8. – 10. – Časť Obdobie poistenia a dátum vzniku právneho vzťahu
9. – Časť podpisy a odtlačky

Po správnom vyplnení formulára je možnosť prihlásiť nového Zamestnanca.

V ďalšom článku budeme písať ako sa registruje v Zdravotnej poisťovni.

Mgr. Gábor Hulitka

Konateľ a spolumajiteľ účtovnej spoločnosti Ekonoom.sk s.r.o., v doterajšej práci  sa venoval prevažne účtovníctvu malých firiem fyzických  a právnických osôb. Aktívne sa pripravuje na znaleckú činnosť v odbore Účtovníctvo, daňovníctvo a personalistika. Je asistentom audítora a autor knihy Chyby účtovníctva.