V tomto článku sa pokúsime jednoducho vysvetliť a objasniť ako správne uchovávať a archivovať účtovné a daňové doklady. Mnoho podnikateľov nemá jasno v dĺžke archivácie dokladov. O tom nám hovorí zákon o účtovníctve a zákon o archívoch a registratúrach.
Hlavnou úlohou podnikateľa pri archivácii je zabezpečiť, aby účtovné doklady boli chránené pred stratou, krádežou alebo pred zničením.
Počas podnikania sa stretávame denne s množstvom „papierovačiek“, ktoré podnikateľskou činnosťou vznikajú. Internet nám síce umožnil posielať mnohé dokumenty v elektronickej podobe, no napriek tomu zákon vyžaduje, aby dokumenty boli uchovávané aj v papierovej podobe. Každý účtovný záznam by mal byť podložený papierovým dokumentom a ten by mal spĺňať:
- Úplnosť
- Preukázateľnosť
- Zrozumiteľnosť
Tieto body splníme ak budeme ku každému účtovnému prípadu mať aj daňový doklad. Tento doklad by mal byť fyzicky uložený a pre jeho dobrú čitateľnosť aj v budúcnosti by mala byť vytvorená kópia. Týka sa to predovšetkým bločkov z pokladní, ktoré môžu časom vyblednúť. Každý doklad by mal byť zrozumiteľný a teda má byť aspoň popis v slovenskom jazyku.
Ako dlho uchovávať jednotlivé účtovné doklady?
Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2027.
| Účtovná závierka, daňové priznanie | 10 rokov |
| Výročná správa | 10 rokov |
| Účtovné doklady neplatca DPH | 5 rokov |
| Účtovné knihy | 5 rokov |
| Odpisový plán, inventúrne súpisy | 5 rokov |
| Účtovná závierka overená audítorom | 10 rokov |
| Účtovné doklady platca DPH | 10 rokov |
| Evidencia zamestnancov pre ZP a SP | 10 rokov |
| Mzdové listy | 20 rokov a viac |
Keďže zákon o dani z pridanej hodnoty vyžaduje uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov, tak podnikatelia, ktorí sú platcami DPH musia dodržiavať túto lehotu. Zákon o DPH sa však týka aj neplatcov DPH, a to najmä ak postupujú podľa tohto zákona v prípade fakturácie do krajín EÚ alebo ak prijal faktúru od platcu DPH a podobne. Odporúčame účtovnú a daňovú agendu uchovávať po dobu 10 rokov.
Aké máte vy skúsenosti s archiváciou a uchovávaním dokladov?
Spolu pre Vás tvoríme články na zaujímavé témy z oblasti účtovníctva, daní a miezd. Našou snahou je informovať Vás o novinkách, ktoré dopĺňame o naše poznatky a skúsenosti z praxe. Radi Vám pomôžeme a poradíme.
9 komentárov k “Uchovávanie a archivácia dokladov”
Dobry den chcem sa spytat kto ma povinnost archivovat doklady ked bol len jeden konatel. Ide o sro a do urciteho datumu bol jeden konatel potom prisiel do firmy aj druhy konatel a po urcitom case toho povodneho odvolali. Kto ma teraz archivovat uctovnictvo a mzdy? Povodny konatel sa boji ze by mohlo byt s udajmi manipulovane a ked dojde niekedy kontrola bol by problem. Viete mi nato odpovedat? Dakujem
Dobrý deň,
nemáte v článku chybu v uvedení roku? Píšete že:
„Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2017.“
Vopred ďakujem za spätné info, či teda do konca roku 2026?, alebo do 2027?
Pekný deň
Dobrý deň,
ďakujeme za upozornenie, je to preklep. Hneď ho opravíme.
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň, mne v roku 2017 zomrela klientka,ktorá posledný krát podnikala k 31.12.2016.(od 1.1.2017 bola živnosť zrušená) Bola SZČO. Je potrebné aj v tomto prípade uchovávať doklady? Koho vyzve daňový úrad k prípadnej daňovej kontrole? Dokumentácia je stále u mňa – u externej účtovníčky. Nemám ich komu odovzdať. Treba túto situáciu riešiť so štátnym archívom? Na koho náklady tam budú doklady uložené? Ďakujem
Dobrý deň,
podľa vyjadrenia finančnej správy má zodpovednosť za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie v prípade smrti SZČO dedič na ktorého prechádzajú povinnosti.
Ďakujeme
Ing. Matej Sedliak
Dobrý deň, prosím Vás ako je to s archiváciou dochádzky – evidencie pracovného času, dovolenkových lístkov, p-čiek a PN-niek. Je potrebné všetky tieto dokumenty vôbec archivovať?
Ďakujem
Dobrý deň,
na základe zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. musíte nasledovne postupovať.
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Sú to najmä:
• výplatná listina,
• mzdový list,
• evidenčný list dôchodkového poistenia,
• povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu,
• výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane,
• rôzne potvrdenia o mzde.
Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na nich vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j.:
• stanovenie doby úschovy v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.
Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené tak, ako je uvedené v nasledovnom pracovnom liste:
Doba úschovy
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Rôzne účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Daňové doklady
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Ročné mzdové listy
Minimálne 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Osobné spisy
S pozdravom
Hulitka
Dobrý deň,
chcela by som spýtať či môžeme archivovať účtovné doklady Slovenskej pobočky na pobočke našej firmy ale v inom členskom štáte.
ďakujem
Dobrý večer,
podľa zákona č. 431/2002 Z. z.Zákon o účtovníctve sa riadíme nasledovne:
§ 35 – Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie
(1) Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
(2) Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v odseku 3. Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
(3) Účtovné záznamy sa uchovávajú takto:
a) účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a 22 a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva (§ 31 ods. 2) počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov.
(4) Účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom podľa § 19 alebo § 22, je povinná uchovávať správu audítora počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka.
(5) Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.
§ 36 – Ostatné ustanovenia o účtovnej dokumentácii
(1) Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, sa uchovávajú v lehote podľa tohto zákona, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitného predpisu47a) alebo v lehote ustanovenej osobitnými predpismi.45a)
(2) Účtovná jednotka môže ako účtovné záznamy použiť aj mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov. Takto použitá dokumentácia musí spĺňať požiadavky kladené týmto zákonom na účtovné záznamy. Túto dokumentáciu uchováva účtovná jednotka počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 podľa toho, akú funkciu plní pri vedení účtovníctva.
(3) Účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, uchováva účtovná jednotka počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú; účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.
(4) Knihy analytickej evidencie pohľadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1. januárom 1949, a účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo fyzické osoby, vykonaný podľa osobitného predpisu,46) uchováva účtovná jednotka do doby, kým ministerstvo z vlastného podnetu alebo na žiadosť účtovnej jednotky nedá súhlas na vyradenie tejto dokumentácie.
Takže môžete aj na inej pobočke archivovať účtovné doklady.
S pozdravom
Hulitka